Новости звезд
Положение по защите персональных данных. Разрабатываем положение о персональных данных
Положение о персональных данных работника
Настоящее Положение определяет основные требования к порядку получения, хранения, использования и передачи (далее — обработке) персональных данных работников.
I. Общие положения
Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников — личном деле работника.
Личное дело состоит из следующих разделов:
1. Анкетно — биографические и характеризующие материалы, к которым относятся:
1.1. анкета;
1.2. автобиография;
1.3. копии документов об образовании;
1.4. карточка формы Т2
1.5. результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей(для ряда должностей);
1.6. заявление работника о приеме на работу;
1.7. копия приказа о приеме на работу;
1.8. трудовой договор;
1.9. документы, связанные с переводом и перемещением работника (копии приказов, заявления работника и т.п.);
1.10. выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
1.11. копии наградных листов;
1.12. аттестационные листы;
1.13. копии приказов о поощрениях, взысканиях;
1.14. характеристики и рекомендательные письма;
1.15. заявление работника об увольнении;
1.16. копия приказа об увольнении;
1.17. другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
2. Дополнительные материалы, к которым относятся:
2.1. расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области;
2.2. карточки учета поощрений и взысканий;
2.3. характеристики с прежнего места работы;
2.4. фотографии;
2.5. дополнение к личному делу;
2.6. другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.
В личное дело работника включается также опись всех документов, находящихся в деле.
II. Получение персональных данных работника
Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Все персональные данные работника получаются у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
При принятии решений относительно работника на основании его персональных данных не допускается использование данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможно получение и обработка данных о частной жизни работника только с его письменного согласия.
III. Формирование и ведение личных дел
Личное дело работника формируется после издания приказа о его приеме на работу.
Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о приеме на работу; анкета; автобиография; характеристика-рекомендация; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; копия приказа о приеме на работу; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; карточка поощрений и взысканий; внутренняя опись.
Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного в организации; на обложке должны быть фамилия, имя, отчество работника.
Личному делу присваивается номер, который фиксируется в журнале учета личных дел. Номер личного дела проставляется в верхнем левом углу обложки дела.
К каждому личному делу прилагается фотография работника (без головного убора) формата 3X4. На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника, заверяемые личной подписью кадрового работника и печатью.
В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления.
Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.
Не допускается включать в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении и т.п.
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, месте прописки или проживания и т.п. Анкета заполняется работником самостоятельно при оформлении приема на работу.
При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркивания, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса (например, «дети» — «не имею»).
При заполнении графы «Образование» следует применять следующие формулировки: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «неполное среднее», в зависимости от того, какой документ имеется у работника.
В графе «Ближайшие родственники» перечисляются все члены семьи работника с указанием степени родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родные брат и сестра), далее перечисляются близкие родственники, проживающие совместно с работником. Указываются фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.
В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются сведения о работе в строгом соответствии с записями в трудовой книжке. В трудовую деятельность не включается время учебы в общеобразовательных школах, профессионально-технических и других приравненных к ним учебных заведениях. Все записи производятся в хронологическом порядке.
При заполнении анкеты используются следующие документы:
1. паспорт;
2. трудовая книжка;
3. военный билет;
4. документы об образовании;
5. документы о присвоении ученой степени, ученого звания.
Анкета подписывается лицом, принимаемым на работу, и сотрудником отдела кадров после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами и заверяется печатью.
Автобиография — документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.
Основные моменты, которые должны быть освещены в автобиографии:
1. фамилия, имя, отчество;
2. число, месяц и год рождения;
3. полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях, по какой специальности);
4. время начала трудовой деятельности;
5. причины перехода на другое место работы;
6. отношение к воинской обязанности, воинское звание;
7. наличие правительственных наград, поощрений;
8. сведения о семейном положении и близких родственниках;
9. дата составления автобиографии и личная подпись составляемого.
Автобиография, составленная при приеме на работу, не подлежит корректировке. При необходимости внесения изменений или дополнений, они фиксируются на отдельном листе, подписываются работником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. В случае больших изменений биографических данных работника от него может быть затребована обновленная автобиография, первоначальную при этом помещают в раздел личного дела «Дополнительные материалы».
Автобиография не заверяется подписями должностных лиц или печатями.
Копии документов об образовании заверяются личными подписями сотрудниками директора по персоналу или лица его замещающего после сверки их с подлинниками документов.
Дополнение к личному делу — документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с нее), с указанием причины перемещения («Назначен с понижением в аттестационном порядке»).
Дополнение к личному делу составляется работником кадрового отдела и не нуждается в заверении подписью либо печатью.
Кадровая справка составляется работником отдела кадров на бланке принятого в организации образца, содержит в себе сведения о персональных данных работника в полном соответствии с данными анкеты и автобиографии работника. В случае обновления старая кадровая справка изымается из раздела личного дела «Анкетно-биографические и характеризующие материалы», приобщается к «Дополнительным материалам» и заменяется новой. Кадровая справка подписывается руководителем кадрового отдела.
В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которой относятся:
1. аттестационные листы;
2. копии документов об утверждении в должности;
3. другие характеризующие и дополняющие материалы, перечисленные в разделе I. настоящего Положения.
Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства о браке).
Работник отдела кадров, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.
IV. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных
Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.
Работник имеет право на:
1. полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
2. свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
3. определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
4. доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору;
5. требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
6. требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
7. обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
V. Учет, хранение и передача персональных данных работника
Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами «Для внутреннего пользования».
Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в «Журнал учета личных дел». Журнал содержит следующие графы:
1. порядковый номер личного дела;
2. фамилия, имя, отчество сотрудника;
3. дата постановки дела на учет;
4. дата снятия дела с учета.
В бухгалтерии хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые запираются и опечатываются. Личные дела располагаются в порядке согласно их номерам либо в алфавитном порядке.
После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового договора, копия приказа о расторжении трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.
Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся а архиве организации в алфавитном порядке.
Не допускается:
1. сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законодательством РФ;
2. сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
3. запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
Доступ к персональным данным работников разрешается только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
При передаче персональных данных работника третьим лицам необходимо предупреждать их о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Исключение составляет обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ.
Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами данной организации.
Передача персональных данных работника его представителям осуществляется в порядке, установленном в организации. Объем передаваемой информации ограничивается только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
"Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 8
РАЗРАБАТЫВАЕМ ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Персональные данные работника - это касающаяся конкретного лица информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. Законодательством предусмотрен ряд обязанностей по получению, хранению, передаче и защите персональных данных работников. Руководствоваться при этом работодателю следует не только положениями ТК РФ и федеральными законами, но и локальным актом, который должен быть в каждой организации. В статье расскажем, как разработать Положение о персональных данных, что в него включить и на что еще обратить внимание.
В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу. Помимо таких данных, как фамилия, имя, отчество, возраст, образование, место жительства, семейное положение, национальность, к персональным данным можно отнести религиозные и политические убеждения, сексуальную ориентацию и т. п. Что касается сферы трудовых отношений, персональными данными работника считаются только те сведения, которые необходимы работодателю в связи с трудовыми отношениями. Это, в первую очередь, информация об образовании, специальности, квалификации, состоянии здоровья (для занятия определенными видами деятельности), наличии детей, доходах (для замещения должностей государственной службы). То есть работодатель не имеет права запрашивать у работника информацию, например, о его вероисповедании или национальности. И когда в некоторых организациях на собеседованиях с претендентами задают подобные вопросы, тем самым нарушается право на неприкосновенность частной жизни.
В силу ст. 85 ТК РФ работодатель осуществляет обработку персональных данных работников, которая включает в себя действия по получению, хранению, передаче или иному их использованию. Кроме этого, работодатель должен обеспечивать их защиту от неправомерного использования, утраты в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами (п. 7 ст. 86 ТК РФ), за счет своих средств.
Хранение и обработка персональных данных, как правило, осуществляются одновременно с использованием электронной системы хранения и на бумажных носителях.
Какие данные в конкретной организации подлежат хранению и обработке как персональные, кто имеет доступ к таким данным, каким образом осуществляется их защита от несанкционированного доступа - обо всем этом говорится в положении о персональных данных (далее - Положение), которое должно быть разработано в каждой организации.
К сведению. Для государственных учреждений положения разрабатываются нормативными правовыми актами. Так, Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609.
Порядок утверждения Положения
Если в организации есть профсоюз, Положение утверждается с учетом его мнения в порядке, определенном ст. 372 ТК РФ (если данное требование установлено коллективным договором или соглашением): работодатель направляет проект положения в выборный орган первичной профсоюзной организации, который не позднее пяти рабочих дней со дня его получения отсылает работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. Если оно не содержит согласия с проектом положения либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с этим либо обязан в течение трех дней после получения такого мнения провести дополнительные консультации с выборным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право принять Положение, но оно может быть обжаловано выборным органом первичной профсоюзной организации в государственную инспекцию труда или в суд. Также профсоюз имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.
Если в организации нет профсоюза, а есть иной представительный орган работников, Положение нужно согласовать с этим органом. Если же нет ни того, ни другого, работодатель утверждает положение самостоятельно, соблюдая процедуру согласования, установленную локальным нормативным актом организации. Как правило, принимаемый локальный акт согласовывается с начальником отдела кадров, главным бухгалтером, юристом или другими работниками. Положение вводится в действие приказом работодателя.
Приведем примерный образец такого приказа.
Общество с ограниченной ответственностью
Приказ N 203
об утверждении Положения о персональных данных
работников ООО "САТУРН"
Во исполнение гл. 14 ТК РФ, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", других действующих нормативно-правовых актов, а также в целях приведения локальных нормативных актов ООО "САТУРН" в соответствие с действующим законодательством РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 26.06.2012 Положение о персональных данных работников ООО "САТУРН" (далее - Положение).
2. Менеджеру по персоналу Кукиной Л. А. до 29.06.2012 довести Положение до сведения всех сотрудников организации под роспись.
3. До 27.06.2012 запросить с работников, осуществляющих обработку персональных данных, перечисленных в Положении, обязательство о неразглашении персональных данных работников ООО "САТУРН" (по форме Приложения N 1 к Положению).
4. Местом хранения Положения определить кабинет отдела кадров организации.
5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за заместителем генерального директора - директором по персоналу Максимовой Н. В.
Генеральный директор Королев /В. В. Королев/
С приказом ознакомлены:
Менеджер по работе с персоналом Кукина /Л. А. Кукина/
Директор по персоналу Максимова /Н. В. Максимова/
Сотрудников организации необходимо ознакомить с Положением под роспись, а вновь принимаемых на работу лиц следует в силу ст. 68 ТК РФ знакомить с Положением до подписания трудового договора. Что касается работников, участвующих в обработке персональных данных, ознакомить их с Положением недостаточно - они должны дать обязательство о неразглашении персональных данных.
Сведения, относящиеся к персональным данным, порядок их получения;
Перечень лиц, имеющих право доступа к персональным данным, их права и обязанности, режим доступа к таким данным;
Способы защиты персональных данных;
Права работника и работодателя в области обработки персональных данных;
Порядок ознакомления работника с его персональными данными, получения копий документов, их содержащих;
Ответственность за нарушение норм по обработке персональных данных.
Приведем образец Положения.
Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ
ответственностью "САТУРН" Генеральный директор
(ООО "САТУРН") ООО "САТУРН"
В. В. Королев
"--" ------ 20-- г.
ПОЛОЖЕНИЕ
о персональных данных работников ООО "САТУРН"
1. Общие положения.
1.1. Положение о персональных данных работников ООО "САТУРН" (далее - Положение) разработано в соответствии с ТК РФ, Федеральным законом от 27.06.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и иными нормативными правовыми актами.
1.2. Положением определяется порядок получения, систематизации, использования, хранения и передачи сведений, составляющих персональные данные работников ООО "САТУРН" (далее - Общество).
1.3. Персональные данные работника - любая информация, относящаяся к конкретному работнику (субъекту персональных данных) и необходимая Обществу в связи с трудовыми отношениями. Сведения о персональных данных работников относятся к числу конфиденциальных (составляющих охраняемую законом тайну Общества).
1.4. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.
2. Получение персональных данных.
2.1. Источником информации обо всех персональных данных работника является непосредственно работник. Если персональные данные можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть заранее в письменной форме уведомлен об этом и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
2.2. При поступлении на работу претендент заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе:
Дату рождения;
Семейное положение;
Наличие детей, их даты рождения;
Воинскую обязанность;
Место жительства и контактный телефон;
Образование, специальность;
Стаж работы по специальности;
Предыдущее(ие) место(а) работы;
Факт прохождения курсов повышения квалификации;
Наличие грамот, благодарностей.
2.3. Работодатель не вправе требовать от претендента представления информации о политических и религиозных убеждениях, о частной жизни.
2.4. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ.
2.5. Работодатель имеет право проверять достоверность сведений, представляемых работником. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения и документы, подтверждающие достоверность этих сведений.
2.6. При оформлении работника сотрудники отдела кадров заполняют унифицированную форму N Т-2 "Личная карточка работника" и формируют личное дело, которое хранится в отделе кадров. Отвечает за ведение личных дел заместитель генерального директора - директор по персоналу.
2.7. Личное дело работника состоит из следующих документов:
Трудовой договор;
Личная карточка формы N Т-2;
Копия трудовой книжки;
Паспорт (копия);
Документ об образовании (копия);
Военный билет (копия);
Свидетельство о регистрации в налоговом органе (ИНН) (копия);
Пенсионное свидетельство (копия);
Свидетельство о заключении брака (копия);
Свидетельство о рождении детей (копия);
Копия документа о праве на льготы (удостоверение почетного донора, медицинское заключение о признании лица инвалидом, др.);
Результаты медицинского обследования (в случаях, установленных законодательством);
Документы, связанные с трудовой деятельностью (заявления работника, аттестационные листы, документы, связанные с переводом, дополнительные соглашения к трудовому договору, копии приказов, др.).
2.8. Документы, поступающие в личное дело, хранятся в хронологическом порядке.
3. Хранение персональных данных.
3.1. Личные дела хранятся в бумажном виде в папках с описью документов, пронумерованные по страницам. Личные дела находятся в отделе кадров в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа, и располагаются в алфавитном порядке.
3.2. Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел, который ведется в электронном виде и на бумажном носителе.
3.3. После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление работника, приказ о расторжении трудового договора, др.), составляется окончательная опись и личное дело передается в архив организации на хранение.
3.4. В отделе кадров Общества кроме личных дел создаются и хранятся следующие документы, содержащие персональные данные работников:
Трудовые книжки;
Подлинники и копии приказов (распоряжений) по кадрам;
Приказы по личному составу;
Материалы аттестаций и повышения квалификаций работников;
Материалы внутренних расследований (акты, докладные, протоколы и др.);
Копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения;
3.5. Персональные данные работников также хранятся в электронном виде на локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данным, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей. Пароли устанавливает системный администратор Общества, затем они сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным работников. Пароли изменяются не реже одного раза в два месяца.
3.6. Кабинет отдела кадров оборудуется охранной системой и камерой видеонаблюдения.
3.7. Заместитель генерального директора - директор по персоналу осуществляет общий контроль соблюдения работниками мер по защите персональных данных, обеспечивает ознакомление сотрудников под роспись с локальными нормативными актами, в том числе с настоящим Положением, а также истребование с работников обязательств о неразглашении персональных данных.
4. Доступ к персональным данным.
4.1. Доступ к персональным данным работников имеют:
Учредители Общества;
Генеральный директор;
Заместитель генерального директора;
Финансовый директор;
Директор по персоналу;
Главный бухгалтер;
Начальник отдела безопасности;
Руководители структурных подразделений (только к данным работников своего подразделения);
Специалисты отдела по работе с персоналом и бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы им для выполнения конкретных функций.
4.2. Доступ специалистов других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения генерального директора или заместителя генерального директора.
4.3. Копировать и делать выписки персональных данных работников разрешается исключительно в служебных целях и с письменного разрешения директора по персоналу.
5. Обработка персональных данных работников.
5.1. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни (ч. 1 ст. 10 Федерального закона N 152-ФЗ). В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
5.2. Обработка персональных данных работников работодателем возможна без их согласия в случаях, когда:
Персональные данные являются общедоступными;
Персональные данные относятся к состоянию здоровья работника, их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
Обработка персональных данных необходима для установления или осуществления прав их субъекта или третьих лиц либо в связи с осуществлением правосудия;
Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, об исполнительном производстве, с уголовно-исполнительным законодательством РФ;
Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством;
По требованию полномочных государственных органов - в случаях, предусмотренных федеральным законом.
5.3. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов или иных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и профессиональном продвижении, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
5.4. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных, полученных о нем исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
5.5. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования, утраты обеспечивается работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
5.6. Работники должны быть ознакомлены под расписку с документами Общества, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.
5.7. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.
5.8. Лица, имеющие доступ к персональным данным, подписывают Обязательство о неразглашении персональных данных по форме Приложения N 1 к настоящему Положению.
6. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных.
6.1. Работник обязуется представлять персональные данные, соответствующие действительности.
6.2. Работник имеет право на:
Полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
Свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей такие данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
Определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
Доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
Требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
7. Передача персональных данных.
7.1. Работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом (Приложение N 2 к Положению).
7.2. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном законодательством.
7.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено на получение персональных данных либо отсутствует письменное согласие работника, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении таких данных.
7.4. Работодатель должен предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.
7.5. Передача персональных данных работников в пределах Общества осуществляется в соответствии с настоящим Положением.
7.6. При передаче работодателем персональных данных работника его законным, полномочным представителям в порядке, установленном ТК РФ, эта информация ограничивается только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.
8. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных.
8.1. Разглашение персональных данных работника Общества, то есть передача посторонним лицам, не имеющим к ним доступа; публичное раскрытие; утрата документов и иных носителей, содержащих персональные данные работника; иные нарушения обязанностей по их защите, обработке и хранению, установленным настоящим Положением, а также иными локальными нормативными актами Общества, лицом, ответственным за получение, обработку и защиту персональных данных работника, - влекут наложение на него дисциплинарного взыскания (выговора, увольнения по пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
8.2. В случае причинения ущерба Обществу работник, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и совершивший указанный дисциплинарный проступок, несет полную материальную ответственность в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ.
8.3. Работник Общества, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и незаконно использовавший или разгласивший указанную информацию без согласия сотрудников из корыстной или иной личной заинтересованности и тем самым причинивший крупный ущерб, несет уголовную ответственность на основании ст. 188 УК РФ.
8.4. Руководитель Общества за нарушение порядка обращения с персональными данными несет административную ответственность согласно ст. ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные об этом работнике.
Приложение N 1 к Положению о персональных данных
работников ООО "САТУРН"
Обязательство о неразглашении персональных данных работников
ООО "САТУРН"
с Положением о персональных данных работников ООО "САТУРН" ознакомлен(а). Обязуюсь не разглашать персональные данные работников, ставшие мне известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
Об ответственности за разглашение персональных сведений работников предупрежден(а).
(подпись)
Приложение N 2 к Положению о персональных данных
работников ООО "САТУРН"
Генеральному директору
ООО "САТУРН"
В. В. Королеву
от ________________________,
(фамилия, имя, отчество)
зарегистрированного по адресу
_____________________________
паспорт _____________________
Согласие
на передачу персональных данных третьей стороне
Я, ____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
в соответствии с абз. 1 ч. 1 ст. 88 ТК РФ
даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью "САТУРН" (ООО "САТУРН"), расположенному по адресу ________________, на предоставление в ПФР следующих моих персональных данных:
Ф. И.О., дата рождения;
Номер свидетельства государственного пенсионного страхования;
Размер заработной платы;
Размер начисленных и уплаченных страховых взносов.
Настоящее согласие действительно в течение одного года с момента его получения.
_______________ "__" ______________ ____ г.
(подпись)
Заключение
Отметим, что документы, в которых закрепляются положения о вопросах обработки и защиты персональных данных, могут стать объектом проверки контролирующих органов, в частности сотрудников Роскомнадзора. Поэтому работодателю следует ответственно подойти к их разработке.
В заключение дадим несколько советов работодателям по оформлению локальных документов, регламентирующих работу с персональными данными сотрудников:
1. Разрабатывая документы, необходимо указывать конкретные нормы закона, на основании которых работодатель обрабатывает персональные данные.
2. Запрашивая с работника согласие на обработку его персональных данных, кроме нормы закона следует указывать цели, для которых они запрашиваются.
3. Помимо Положения в некоторых случаях нужно издавать приказы работодателя. Например:
Об установлении лиц, имеющих право доступа к персональным данным;
О назначении лиц, ответственных за защиту персональных данных;
О мерах, принимаемых для обеспечения безопасности персональных данных.
4. В Положении закрепляется четкий и подробный перечень сведений, которые являются персональными, а также конкретные способы обработки персональных данных, установленные ст. 3 Закона N 152-ФЗ и применяемые в организации (сбор, систематизация, хранение и т. д.).
5. Указывайте периоды совершения действий с персональными данными. Например, в согласии работника следует указать, что он дает согласие на передачу своих данных в течение одного месяца (или одного года и т. д.).
6. При разработке Положения можно использовать Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" и от 17.11.2007 N 781 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".
Л. В.Куревина
Эксперт журнала
"Отдел кадров
коммерческой организации"
Подписано в печать
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА
I. Общие положения
Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников - личном деле работника.
Личное дело работника состоит из следующих разделов:
1) анкетно-биографические и характеризующие материалы, к которым относятся:
Заявление о приеме на работу (не обязательно),
Листок по учету кадров,
Паспорт (копия),
Военный билет, приписное свидетельство (копия),
Документы об образовании (копия),
Свидетельство о регистрации в налоговом органе (ИНН) (копия),
Пенсионное удостоверение (для пенсионеров) (копия),
Свидетельство о рождении детей (копия),
Свидетельство о заключении брака (копия),
Документ о праве на льготы (копия),
Результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей (для категории работников моложе 18 лет; поступающих на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, на тяжелые работы; поступающих на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств; заявление работника о приеме на работу),
Трудовой договор,
Документы, связанные с переводом и перемещением работника (заявления работника и т.п.),
Аттестационные листы,
Заявление работника об увольнении,
Копия приказа об увольнении,
Личная карточка формы N Т-2,
Другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
2) дополнительные материалы, к которым относятся:
Расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области,
Фотографии,
Дополнение к личному делу,
Другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.
В личное дело работника включается также опись всех документов, находящихся в деле.
II. Получение персональных данных работника
Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Все персональные данные работника получают у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
При принятии решений относительно работника на основании его персональных данных не допускается использование данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможны получение и обработка данных о частной жизни работника только с его письменного согласия.
III. Формирование и ведение личных дел
Личное дело работника формируется после издания приказа о его приеме на работу.
Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о приеме на работу; листок по учету кадров; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; внутренняя опись.
Все документы личного дела подшиваются в обложку.
К каждому личному делу прилагается фотография работника (без головного убора, размер 3 x 4 см). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника.
В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причины изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения специалиста по кадрам. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составившим, с указанием даты составления.
Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.
Не допускается включать в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства и т.п.
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Листок по учету кадров является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, семейном положении, месте прописки или проживания, выполняемой работе с начала трудовой деятельности и т.п. Листок по учету кадров заполняется работником самостоятельно при оформлении на работу.
При заполнении листка по учету кадров работник должен заполнять все его графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркивания, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в графах листка по учету кадров записываются без повторения вопроса.
При заполнении графы "Образование" следует применять следующие формулировки: "высшее", "неполное высшее", "среднее специальное", "неполное среднее" - в зависимости от того, какой документ имеется у работника.
В графе "Семейное положение" перечисляются все близкие родственники (муж, жена, дочь, сын), проживающие совместно с работником. Указываются фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.
В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются сведения о работе в строгом соответствии с записями в трудовой книжке.
Все записи производятся в хронологическом порядке.
При заполнении листка по учету кадров используются следующие документы:
Паспорт;
Трудовая книжка;
Военный билет;
Документы об образовании;
Документы о присвоении ученой степени, ученого звания.
Листок по учету кадров подписывается лицом, принимаемым на работу, и специалистом по кадрам после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами и заверяется печатью отдела кадров.
Копии всех документов заверяются личной подписью специалиста по кадрам после сверки их с подлинниками документов.
Дополнение к личному делу - документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с нее) с указанием причины перемещения ("Назначен с понижением в аттестационном порядке").
Дополнение к личному делу составляется специалистом по кадрам и не нуждается в заверении подписью либо печатью.
Личная карточка формы N Т-2 составляется специалистом по кадрам по унифицированной форме, содержит в себе сведения о персональных данных работника в полном соответствии с представленными документами. В случае обновления старая личная карточка изымается из раздела личного дела "Анкетно-биографические и характеризующие материалы", приобщается к "Дополнительным материалам" и заменяется новой. Личная карточка подписывается специалистом по кадрам.
В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которым относятся:
Аттестационные листы;
Копии документов об утверждении в должности;
Другие характеризующие и дополняющие материалы, перечисленные в разделе I настоящего Положения.
Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.
Специалист по кадрам получает от принимаемого на работу работника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.
IV. Права и обязанности работника в области защиты
его персональных данных
Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.
Работник имеет право:
На полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
На определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
На доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору;
На требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
На требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
На обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
V. Учет, хранение и передача персональных данных работника
Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами "Для внутреннего пользования".
Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в журнал учета личных дел. Журнал содержит следующие графы:
Порядковый номер личного дела;
Фамилия, имя, отчество сотрудника;
Дата постановки дела на учет;
Дата снятия дела с учета.
В кадровой службе (отделе) хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые запираются и опечатываются. Личные дела располагаются в порядке согласно их номерам либо в алфавитном порядке.
После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового договора, копия приказа о расторжении трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.
Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке.
Не допускается:
Сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законодательством РФ;
Сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
Запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
Доступ к персональным данным работников разрешается только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
При передаче персональных данных работника третьим лицам необходимо предупреждать их о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Исключение составляет обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ.
Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами данной организации.
Передача персональных данных работника его представителям осуществляется в порядке, установленном в организации. Объем передаваемой информации ограничивается только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
Прием сотрудников на работу сопровождается сбором у них персональных данных, которые в последующем требуются для заполнения многих документов, например, и другие значимые документы. Правила обращения с персональными данными работниками определяется на основании локальных нормативных актов, одним из них является положение о персональных данных.
К персональным данным конкретного лица относится любая информация, которая может относиться к нему как в прямом виде, так и в косвенном. Так например, к таким данным относится: фамилия, имя и отчество, место жительство гражданина, образование, возврат, национальность, семейное положение и т.д. Помимо этого к персональным данным также относится и политические и религиозные убеждения, сексуальная ориентация и т.п. (ст.3 федерального закона «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.2006).
Если говорить о трудовой сфере, то в этом случае персональными данными будут являться те сведения, которые требуются организации для заключения и ведения с гражданином трудовых отношений. В основном это сведения о состоянии здоровья, квалификации, специальности и образовании, наличии семьи и ее состав (количество детей). При этом на основании права о неприкосновенности частной жизни работодатель не вправе запрашивать данные об национальности гражданина или его вероисповедании.
В соответствии с ТК РФ ст. 85 работодатель на стадии приема, а также в ходе трудовой деятельности обрабатывает персональные данные сотрудников, что в свою очередь подразумевает получение, хранение, передачу и иное их применение. Помимо это в обязанности работодателя входит защита персональных данных от утраты, неправомерного использования согласно ТК РФ ст. 86 п.7 и федеральным законам, за счет собственных средств.
Как правило, обработка и хранение данных производится одновременно как на бумажных носителях, так и с применением электронной системы хранения. Положение о персональных данных описывает кто имеет право доступа к таким данным сотрудника, как осуществляется на предприятии их защита и другие важные моменты.
Государственные учреждения должны применять разработанные и утвержденные нормативные акты на основании Указа Президента РФ под номером 609 от 30.05.2005, таким является и данное положение для государственных гражданских служащих.
Важно! При сборе личных данных сотрудника необходимо получить от него , пишется оно в виде соответствующего заявления.
Порядок утверждения положения
При наличии профсоюзной организации Положение должно утверждаться с учетом ее мнения согласно порядка, определенного ТК РФ ст. 372 (если такое требование установлено соглашением или коллективным договором): документ направляется работодателем в профсоюз организации, после чего выборный орган должен предоставить в течение 5 рабочих дней с момента получения мотивированное мнение по данному проекту, написанное в письменном виде. При наличии разногласий они должны быть указаны.
Если разногласия отсутствуют, то утвердить положение работодатель может в течение 3- рабочих дней с момента ответа. При наличии разногласий или дополнений необходимо провести дополнительную консультацию в выборным органом профсоюзной организации и принять взаимоприемлемый вариант. Если работодатель принимает положение не достигнув договоренности с профсоюзом, то документ может быть обжалован в суде или инспекции по труду.
При отсутствии представительного органа или профсоюза, то работодатель имеет право самостоятельно утвердить положение, в соответствии с принятым порядком, описанным в локальных нормативных актах. Акты согласовываются с отделом кадров, юристом, главным бухгалтером или другими работниками. Положение утверждается на основании соответствующего приказа руководителя.
Общий порядок составления данного документа схож с оформление других положений и нормативных актов. Рекомендуется, чтобы положение включало в себя следующие сведения:
- Информацию по порядку получения персональных данных.
- Перечень лиц, которые имеют право доступа к персональным данным, режим доступа, а также их права и обязанности.
- Порядок защиты личных данных сотрудников.
- Порядок получения копий необходимых документов сотрудникам, порядок ознакомления с их содержанием.
- Мера ответственности за нарушения норм по осуществлению обработки персональных данных.
- В качестве приложение могут быть приложены: бланк согласие на обработку персональных данных, обязательство о неразглашении данных, согласие на передачу данных третьим лицам.
Все сотрудники должны быть ознакомлены с данным документом под роспись, а новые работники должны ознакомиться с положением до момента заключения (согласно ТК РФ ст. 68). Сотрудники, занимающиеся обработкой данных должны подписать .
Нюансы
Отметим, что в определенных случаях положения, которые описывают порядок обработки, хранения и защиты данных могут потребоваться контролирующим органам для решения конфликтов с работниками, в частности это может быть Роскомнадзор. В связи с этим к подготовке и ведению этих документов следует относиться должным образом.
Некоторые советы по подготовке положения:
- При разработки данного документа следует опираться на конкретные нормы законов, также следует указать цели, для которых собираются данные.
- Кроме положения в определенных случаях желательно оформлять дополнительные документы:
- Приказ об установлении лиц, которые имеют право доступа к данным.
- Приказ о назначении ответственного лица за сохранность данных.
- Приказ о назначении мер обеспечивающих безопасность и сохранность данных.
- Документ должен содержать подробный и четкий перечень сведений, являющихся персональными, в том числе способы их обработки.
- Желательно указывать конкретный период совершения действий с данными (месяц, один год и т.д.).
- В качестве основы для документа можно применять Положения, утвержденное Постановление Правительства №678 от 15.09.2008.
Приказ о защите персональных данных работников - образец данного документа представлен в статье далее. Этот приказ устанавливает обязанность ответственных лиц по обеспечению конфиденциальности персональных сведений, а также определяет степень допуска к ним для каждого должностного лица. Также в нашей статье вы найдете краткую информацию о содержании данного документа.
Приказ о защите персональных данных
Персональные данные (далее по тексту — ПД) работника — это любая информация, которая позволяет третьим лицам идентифицировать его личность. ПД должны быть надежно защищены от несанкционированного доступа — нарушение этого правила влечет за собой наложение на физическое или юридическое лицо, работающее с ними, административного взыскания.
Для обеспечения конфиденциальности данных необходимо разработать и внедрить на предприятии многоуровневую систему защиты информации, неотъемлемой частью которой является создание организационной документации, определяющей порядок работы с такими сведениями о работниках. Приказ о защите ПД определяет ключевые моменты политики руководства предприятия в области использования конфиденциальных сведений о личности работников, а также устанавливает перечень должностей и занимающих их лиц, в полномочия которых входит сбор, хранение и обработка данных.
Образец приказа о персональных данных работников
Предлагаем вам для наглядности ознакомиться с образцом приказа о ПД работников, составленным нашими специалистами:
ООО «Компакт-М»
Екатеринбург
31.08.2017
Не знаете свои права?
Приказ № 11
о защите персональных данных работников
С целью исполнения требований, установленных гл. 14 Трудового кодекса РФ, а также федеральным законом «О персональных данных» № 152 от 27.07.2006,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить Положение о защите персональных данных и ввести его в действие с 01.09.2017.
- Утвердить перечень лиц, имеющих право на работу с персональными данными работников, а также определить полноту предоставляемого допуска:
- генеральный директор Петрушин А. П. — доступ без ограничений;
- главный бухгалтер Ивликова Е. П. — доступ без ограничений;
- старший инспектор по кадрам Миронова О. С. — доступ без ограничений;
- бухгалтеры расчетной группы Никонова Н. З. и Полетаева В. Г. — доступ без ограничений.
- Назначить лицом, ответственным за обеспечение реализации процесса сбора, обработки и хранения персональных данных работников, старшего инспектора по кадрам Миронову О. С.
- Возложить на ответственное лицо обязанности по ознакомлению сотрудников, указанных в п. 2 приказа, с Положением о защите персональных данных работников, и получению от них письменного обязательства о неразглашении персональных данных сотрудников.
Генеральный директор ООО «Компакт-М» Петрушин А. П.: (подпись).
Итак, приказ о защите ПД содержит документально зафиксированное волеизъявление руководителя организации об утверждении документации, определяющей порядок работы с таким данными, и устанавливает перечень лиц, обладающих допуском к работе с ними. Все работники организации, использующие ПД в ходе своей трудовой деятельности, должны быть ознакомлены с этим приказом под подпись.
