Проведение внутреннего аудита смк. Внутренний аудит смк - системы менеджмента качества

07.12.2023

Ценность внутреннего аудита зависит от того, как запланировано его проведение, как он осуществляется и каковы его результаты. Для этого в ходе аудита важно получить как можно больше данных, при этом необходимо тщательно выбирать области для проверок, определить приоритетные направления и сосредоточиться на них.

Основаниями или причинами проведения внутреннего аудита могут быть:

Выполнение графика проведения внутренних проверок, утвержденного директором;

Появление дефектов продукции;

Поступление претензий от потребителей по качеству продукции;

Порядок проведения внутреннего аудита

Подготовка к проведению аудита должна включать следующие этапы:

Формирование группы аудиторов и разработка плана аудита;

Подготовка документов, используемых аудиторами при проведении аудита;

Уведомление проверяемого подразделения о предстоящем аудите

Назначение руководителя аудиторской группы

Ответственные за управление программой аудита должны назначать руководителя конкретной аудиторской группы.

Целями аудита качества являются: оценка адекватности и эффективности мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств, а также определение и регистрация примеров несоответствий мероприятий по качеству и указание, если это возможно, причин.

Цели аудита включают в себя:

а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемого предприятия или его частей критериям аудита;

б) оценку возможности системы менеджмента обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта;

в) оценку результативности системы менеджмента для достижения конкретных целей;

г) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.

Область аудита описывает содержание и границы аудита, месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также сроки аудита.

Критерии аудита используют в виде основы для сравнения, по которой определяют соответствие. Критерии могут включать политику, процедуры, стандарты, законы, нормы, регламенты, требования к системе менеджмента, требования контрактов или своды правил секторов экономики или предпринимательской деятельности.

При проведении аудита следует учитывать следующие факторы:

Достаточность и наличие необходимой информации для планирования аудита;

Адекватное сотрудничество;

Наличие времени и необходимых ресурсов.

После решения о возможности проведения аудита необходимо сформировать аудиторскую группу с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя аудиторской группы.

При определении численности и состава аудиторской группы необходимо учитывать следующие факторы:

а) цели, область, критерии и продолжительность аудита;

б) вид аудита (комплексный или совместный);

в) общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;

г) законодательные требования, требования регламентов, требования контрактов и требования органов по аккредитации/сертификации;

д) необходимость обеспечения независимости аудиторской группы от проверяемой деятельности и избегания конфликта интересов;

е) возможности членов аудиторской группы результативно сотрудничать с проверяемой организацией и совместно работать;

ж) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей организации (с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта).

Если аудиторы в аудиторской группе не обладают необходимыми знаниями и опытом, в группу включают технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудиторов.

Процедуры программы аудита включают в себя:

а) планирование и составление планов-графиков аудитов;

б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

в) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение ролей и ответственности;

г) проведение аудитов;

д) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;

е) поддержание записей по программе аудита;

ж) мониторинг показателей результативности программы аудита;

и) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.

Аудиторы должны обладать знаниями и навыками в следующих областях:

а) принципы, процедуры и методы аудита

Для того чтобы аудитор имел возможность выбора и систематического проведения аудита надлежащим образом, он должен быть готов к выполнению следующих действий:

Применению принципов, процедур и методов аудита;

Результативному планированию и организации работ;

Проведению аудита в течение установленного срока;

Установлению приоритетов и ориентации на существенные моменты;

Сбору данных посредством результативного опроса, выслушивания, наблюдений и анализа документов, записей и данных;

Пониманию соответствующих методов и результатов выборочного исследования для аудита;

Проверке точности собранных данных;

Подтверждению достаточности и приемлемости свидетельств аудита для подкрепления выводов аудита и заключений;

Оценке факторов, влияющих на достоверность выводов и заключений по результатам аудита;

Использованию рабочих документов для записи деятельности при аудите;

Подготовке отчетов по аудиту;

Сохранению конфиденциальности данных;

Результативному обмену информацией посредством личных знаний языка или с помощью переводчика.

б) система менеджмента и ссылочные документы

Для применения критериев аудита знания и навыки в этой области должны охватывать:

Применение систем менеджмента к различным организациям,

Взаимодействие элементов системы менеджмента,

Стандарты по системе менеджмента качества или системе экологического менеджмента, применяемые процедуры или другие документы по системам менеджмента, используемые в качестве критериев аудита,

Различия и приоритеты ссылочных документов,

Применение ссылочных документов к различным ситуациям при аудите,

Системы информации и методы санкционирования доступа, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями;

в) организационные моменты

Для понимания принципов работы проверяемой организации знания и навыки в этой области должны охватывать:

Размеры, структуру, функции организации и взаимосвязи (подразделений) внутри нее,

Общие бизнес-процессы и соответствующую терминологию,

Культурные и социальные обычаи проверяемой организации;

г) применяемые законы, технические регламенты и другие требования, относящиеся к предмету

Для работы в этой области необходимые знания и навыки должны охватывать:

Местные, региональные и национальные кодексы, законы, нормативные правовые акты и технические регламенты,

Контракты и договоры,

Международные соглашения и конвенции,

Другие требования, которые касаются организации и выполнять которые организация обязалась.

Пример программы аудитов системы менеджмента качества ООО «Инкерманский завод марочных вин» на 2013 год

Проверяемое подразделение

Проверяемый раздел СМК

Ф.И.О. ответственного за проведение внутренней проверки в подразделении

Месяцы года

Торговый отдел

7.4.1, 7.4.2, 7.4.3

Самойленко М.В.

Отдел хранения продукции

Наумов Н.С.

Центральная заводская лаборатория

Куравлев Д.Г.

Бухгалтерия

Жданова Л.А.

Производственный цех

Попов Э.П.

Менеджер по качеству __________ Сафрошкина Е.К.

подпись, дата инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО Заместитель директора – представитель руководства по качеству ООО «Инкерманский завод марочных вин» Сафрошкина Е.К. "число" месяц год						УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Инкерманский завод марочных вин» Субботин С.А. "число" месяц год
ООО «Инкерманский завод марочных вин»	Программа внутренней проверки сохранение соответствия продукции					Шифр проверки:

Проверяемое подразделение: склад хранения сырья Фамилия, имя, отчество руководителя проверяемого подразделения: Самойленко М.В., Наумов Н.С.
Основание для проверки: согласно программы проведения внутренних аудитов (проверок) системы менеджмента качества ООО «Инкерманский завод марочных вин» на 2013 г

Цель аудита: оценка соответствия системы менеджмента качества, действующей в подразделении, требованиям ДСТУ ISO 9001-2009
Критерии аудита: ДСТУ ISO 9001-2009 «Системы менеджмента качества. Требования»
Сведения о членах группы внутренних аудитов
Состав группы внутренних аудитов		Фамилия, имя, отчество		Должность			Подразделение
Руководитель группы внутренних аудитов		Сафрошкина Е.К.		Представитель руководства по качеству			Отдел качества
Внутренний аудитор		Самойленко М.В.		Начальник торгового отдела			Торговый отдел
Внутренний аудитор		Лопатин Р.Г.		Рабочий складских помещений			Склад хранения сырья
Консультант		Щеколдина Я.М..		Инженер по технике безопасности			Отдел охраны труда
Сведения о представителях проверяемого подразделения
Фамилия, имя, отчество			Должность		Статус обязанностей в области качества
Зинчук М.В..			Менеджер по закупкам		Закупка высококачественного сырья
Наумов Н.С.			Заведующий складом		Повышение качества
Горюн П.Р.					Правильная эксплуатация оборудования
Лопатин Р.Г.			Рабочий складских помещений		Обеспечение надлежащего ухода за сырьем
Проверяемые разделы СМК:7.5.5. Сохранение соответствия продукции Проверяемые документы: приказы, технические инструкции; журнал по технике безопасности, товарно-транспотртные накладные, сертификаты качества на продукцию, журнал отбора проб
Объем проверки					Знак обозначения
Выборочная проверка системы менеджмента качества
Проверка процессов и/или процедур
Проверка качества продукции

Руководитель группы внутренних аудитов – менеджер по качеству __________ Сафрошкина Е.К. подпись, дата инициалы, фамилия

Руководителю общества с ограниченной ответственностью «Инкерманский завод марочных вин»

Служебная записка

В соответствии с программой аудита на 2013., утвержденной генеральным директором от 15 января 2013 г. в период с 18 февраля-20 февраля, в Вашем подразделении – склад хранения сырья должна быть проведена аудиторская проверка.

Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения прошу представить в отдел качества не позднее 17 февраля.

Ведущий аудитор (Ф.И.О.)

(подпись)

Пример письменного уведомления об аудиторской проверке

Руководителю общества с ограниченной ответственностью

«Инкерманскийй завод марочных вин»

Служебная записка

В соответствии с программой аудита на 2013., утвержденной генеральным директором от 15 января 2013г. в период с 16 марта-18 марта, в Вашем подразделении –склад хранения готовой продукции должна быть проведена аудиторская проверка.

Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время.

Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения прошу представить в отдел качества не позднее 17 марта.

При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону:

Ведущий аудитор (Ф.И.О.)

Аудит СМК - это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств в форме наблюдений и их объективной оценки с целью определения степени выполнения требований , государственных регламентов, внутренних стандартов предприятия, а также с целью оценки эффективности работы подразделения.

Целями аудита СМК являются:

установление соответствия или несоответствия элементов системы установленным требованиям;
определение эффективности в подразделении;определение уровня соответствия и процедурам;
проверка качества предоставления услуги;
своевременное обнаружение и контроль проблем в подразделении;
обеспечение обратной связи для корректирующих мероприятий, направленных на совершенствование действующей СМК в подразделении.

Под несоответствиями в ходе аудита СМК следует понимать невыполнение требований , государственных регламентов, а также внутренних стандартов предприятия. Несоответствия бывают существенные и несущественные. Под несущественными несоответствиями понимают небольшое отклонение от установленных требований. Под существенными несоответствиями понимают невыполнение любого из пунктов стандарта.

Найденные во время аудита СМК несоответствия являются потенциалом для улучшения системы с помощью корректирующих и предупреждающих действий .

Этапы проведения внутренней аудиторской проверки.

Подготовка документов

Для проведения аудита СМК необходимо наличие следующих документов:

план аудитов на текущий год;
план проведения аудита конкретного подразделения (контрольный лист) с указанием следующих пунктов:

наименование подразделения,цель и задачи аудита,список аудиторской группы,

дата и место проведения аудита,перечень документов, на соответствие которым проводится аудит,

перечень контрольных вопросов,список должностных лиц, которым должны быть направлены копии отчета об аудите.

Видеофиксация

При проведении аудита СМК возможно использование фотоаппарата. Наличие фотоаппарата является преимуществом, так как только видеофиксация позволит нам довести масштаб «беспорядка» до конечного потребителя продукта аудита СМК (как правило, руководителя). Видеофиксация помогает также избежать фальсификации и субъективизма. Фотографии нарушений с комментариями вставляются в отчет обаудите СМК . При проведении повторного аудита СМК по результатам корректирующих мероприятий фотографии, расположенные в отчете, являются определяющим наглядным фактором.

Процедура аудита СМК

Процесс проведения аудита СМК включает в себя три стадии:

Предварительную проверку документации.
Проверку на месте.
Составление отчета по аудиту.

Предварительная проверка документации

Системная документация по обеспечению качества, по возможности, проверяется в полном объеме. До проведения основного аудита аудитор может запросить основную документацию для предварительного изучения. Сертификационные аудиты всегда проводятся с запросом основных документов в электронном виде. При этом с аудитором подписывается соглашение о конфиденциальности.Проводится анализ результатов предшествующих аудитов. Основное внимание уделяется не только несоответствиям, но и корректирующим мерам и отметкам об их выполнении.

Рис. 3. Схема проведения аудита СМК

Проверка на месте

Проверка на месте включает в себя:

Вводную беседу : сотрудникам подразделения поясняются цели и задачи проводимого аудита;выбираются определенные документы и элементы для более детального рассмотрения в ходе аудита.
Аудитные беседы с отдельными сотрудниками на их рабочих местах : проверяются предположения, сделанные при работе с документами и определяются объекты для выборочных проверок; вопросы по аудиту задаются на основе контрольных перечней.
Выборочные проверки, при которых проверяются : данные аудитных бесед, результаты предварительного изучения документов.
Заключительную беседу, в ходе которой главный аудитор : подводит основные итоги проведенного аудита;дает обоснование оценок несоответствий.

Основные пункты, на которые необходимо обратить внимание при проведении аудита:

установление основных параметров состояния и деятельности аудитируемого подразделения;

качественная оценка факторов риска, уровня соответствия стандартам;

оценка возможности соблюдения технологических параметров;

оценка системы внутреннего контроля;оценка качества предоставления услуги.

Объективные доказательства несоответствия:

основанная на фактах демонстрация различий между Руководством по качеству и связанными процедурами;

основанная на фактах демонстрация различий между стандартами и реальным выполнением процесса.

Составление отчета по аудиту

По завершении процедуры аудита составляется отчет, отражающий: обнаруженные несоответствия; решения о корректирующих действиях; назначение ответственных за исправление несоответствий; установление сроков исправления несоответствий.

После реализации корректирующих действий, руководитель аудитируемого подразделения информирует главного аудитора для последующего инспекционного контроля, о чем делаются дополнительные отметки в протоколе о несоответствии (отчете по аудиту).

Рис. 4. Пример отчета по аудиту

Анализ полученных результатов

Результаты аудита СМК (с учетом мер по устранению несоответствий) служат основой для регулярного анализа, оценки состояния и определения эффективности системы качества руководством организации. Сводная информация о результатах аудитов СМК , проведенных в течение года, попадает в ежегодный обзор системы управления на предприятии.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Задания

1. Дайте трактовку понятию "аудит" относительно систем управления качеством. Назовите виды аудитов. Раскройте сущность аудитов первой, второй и третьей стороной. Объясните понятие "критерии аудита", "доказательства аудита". Приведите соответствующие примеры

2. Объясните понятие "Программа аудитов". Опишите этапы подготовки и проведения аудита СМК

3. Охарактеризуйте международный стандарт, регламентирующий проведение аудита СМК. Опишите разделы этого документа и объясните его назначение

Аудит Системы Менеджмента Качества (СМК) - независимый, систематический и ведущийся документальным образом процесс формирования свидетельств и грамотного и независимого их оценивания, целью которого является установление уровня исполнения установленных критериев (ИСО 19011:2002 «Руководящее указание по системе менеджмента качества и систем экологического менеджмента»).

В первую очередь аудит СМК является процессом систематическим, поэтому проводиться он должен в организации с конкретной, отмеченной в плане периодичностью. Периоды его проведения будут в прямой зависимости от того, к какому типу относится аудит СМК - внешнему или внутреннему. При внутреннем аудите организация изучает свою собственную систему, процедуры и деятельность. Этот аудит предоставляет руководству информацию об эффективности работы системы, независимо от соответствия политике и независимо от необходимости изменений. Все системы качества должны эффективно реагировать на изменения, внутренние и внешние, и грамотно выполненный внутренний аудит качества может обеспечить такое реагирование. Периоды проведения такого аудита устанавливаются самой организацией. Аудит, который требуется дополнительно к запланированным аудитам называется внеплановым аудитом. Внутренний аудит относится к аудитам первой стороной, проводится силами организации, служит основанием для поиска и устранения причин обнаруженных несоответствий, принятия решений по корректировке процессов и совершенствования системы качества организации.

Аудит второй стороны осуществляется организацией в своих собственных целях в другой организации. Сюда относятся аудиты, проводимые потребителями в организациях поставщиков, как существующих, так и потенциальных. Основная цель проведения аудита в организации поставщика - получить достаточно информации о системе качества поставщика и убедиться, что собственные требования организации потребителя в отношении поставщика выполняются и будут выполняться в дальнейшем. Важно, чтобы аудит проводился профессионально и точно отражал эффективность системы качества поставщика.

Аудит третьей стороны осуществляются внешними, независимыми организациями.

При осуществлении внешнего аудита (второй или третьей стороной), периоды аудита СМК устанавливаются заказчиком или по правилам органа по сертификации. Внешний аудит может быть сертификационным, надзорным и диагностическим. При сертификационном аудите орган по сертификации проводит оценку соответствия системы качества критериям сертификации и определяет возможность выдачи сертификата системы качества организации.

Надзорный аудит проводится через определенные промежутки времени, с цель определить, может ли система качества организации сохранять статус сертифицированной системы. Как правило, этот аудит выборочно рассматривает элементы системы.

Повторный диагностический аудит выполняется перед окончанием срока действия выданного сертификата. Результаты аудита показывают, возможно ли дальнейшее продление сертификации. Большинство органов по сертификации, планируя проведение таких аудитов. учитывает информацию, полученную в результате надзорных аудитов, и ограничивает аудит проверкой ряда выбранных элементов системы.

Термин «независимый» в определении понятия аудит СМК, подразумевает, что специальные работники, которые проводят аудит, не должны быть заинтересованы в результатах той работы, которой они производят проверку. Такая независимость обеспечивается различными образами. В случае внутреннего аудита СМК независимость заключается в выборе аудиторов среди различных организационных подразделений. А в случае внешнего аудита - в том, что выбранные аудиторы не являются причастными к разработкам и внедрениям системы качества в организации, которую они будут проверять. Аудиторы внешнего уровня не могут являться консультантами в вопросах внедрения СМК для проверяемой организации.

Аудит СМК - это процесс, подтверждающийся документально. Абсолютно все этапы, способы и методы его проведения, требования и итоговые результаты аудита должны быть документально представлены. В роли свидетельств могут использоваться документы, факты выполнения работы или записи.

Также нужно заметить, что аудит системы менеджмента качества должен производиться по установленным оговоренным критериям. Под установленными критериями аудита подразумеваются нормативно документированные требования (внутренние стандарты - схемы работ, процедуры, регламенты и прочие или внешние стандарты, к примеру, ИСО 9001:2008). Из этого следует вывод, что в роли критериев могут быть любые документы нормативно-правового регулирования, представляющие требования для проведения проверки. Согласованность аудиторских критериев выполняется принятием данных критериев сторонами, участвующими в аудиторской проверке. К примеру, предприятие принимает со своей стороны обязанности соответствовать требованиям, указанным в стандарте ИСО 9001:2008, а сертификационный орган со своей стороны принимает обязанности произвести аудиторскую проверку её системы качества на соответствие требованиям, которые непосредственно указаны в стандарте ИСО 9001:2008.

В процессе аудиторской проверки устанавливается, на каком уровне введена система качества в организации, функционирует ли она, и приносит ли пользу система качества в задаче достижения положительных итоговых результатов по основной деятельности предприятия. Аудиторская проверка должна предоставить информацию о результативности аудита - то есть аудиторская поверка должна показать функционирует ли система качества или же здесь работают лишь определённые элементы.

2. Объясните понятие "Программа аудитов". Опишите этапы подг отовки и проведения аудита СМК

Стандарт по аудиту систем управления качеством и/или систем управления окружающей средой, как и вся система международных стандартов по качеству, руководствуется циклом Деминга-Шухарта: планируй - делай - проверяй (изучай) - действуй. Потому этапы подготовки и проведения аудита СМК регулируются знаменитым циклом PDCA и могут быть представлены следующим образом:

аудит международный стандарт качество

Для успешного руководства процессом подготовки к проведению аудита необходимо наличие следующих факторов:

· важность управления аудитом;

· различные этапы аудита и их функции;

· важность эффективного планирования и приготовлений к аудиту, включая потребность точного определения объема аудита;

· цель и польза контактов до аудита и их возможные формы;

· системный подход к аудиту и, в частности, значение структуры системы менеджмента качества, ее процессов, их последовательности и взаимодействия для планирования эффективного аудита;

· концепцию картирования системы и преимущества этого подхода при подготовке к эффективному аудиту системы менеджмента качества;

· принципы и важность подбора компетентной и независимой группы;

· цель и важность совещаний в ходе аудита.

Программа аудита. Программа внутренних аудитов - одна из основных мер, обеспечивающих эффективность системы, - и является источником информации для руководства организации. Чтобы программа внутренних аудитов была эффективной, требуется ее планирование и управление. Программы внутренних аудитов могут быть составлены разными методами. Аудит может быть запланирован как ряд горизонтальных или вертикальных аудитов или как комбинация этих двух подходов. Стоит упомянуть, что проведение внутренних аудитов в организации таким способом обычно менее эффективно с учетом использования доступного времени и ресурсов и будет к тому же раздражать аудируемого, поскольку один отдел может посещаться неоднократно в ходе одного цикла. Кроме того, в случае внутренних аудитов маловероятно, чтобы один аудитор имел возможность оценить, все ли взаимодействия между процессами определены, а также адекватное и должное управление ими. Поэтому менеджер программы аудитов должен нести ответственность за то, что все эти взаимодействия и эффективность их управления полностью оценены, что может потребовать результатов от нескольких аудиторов. Менеджер программы аудитов должен рассмотреть это на стадии планирования программы аудитов. Цель состоит в том, чтобы удостовериться, что коллективный результат индивидуальных аудитов позволит дать оценку эффективности системы в достижении целей и идентифицировать потенциал для совершенствования. При планировании программы аудитов одним из таких подходов может быть графическое представление взаимодействующих процессов в форме диаграмм, где прямоугольники представляют отдельные процессы (карта системы). Планируя программу аудитов, организация должна рассмотреть:

· Важность деятельности или участка. Нужно учесть воздействие, которое деятельность или участок оказывают на соответствие продукта и на достижение целей в области качества.

· Статус деятельности.

· Результаты предыдущих аудитов.

Кроме того, есть другие соображения:

· Готовность сотрудников.

· Готовность персонала для аудитов.

· Признаки проблем.

· Потребность анализировать участок с точки зрения совершенствования.

· Потребность оценивать выполнение программ качества по совершенствованию.

При планировании программы аудитов важно обеспечить, чтобы сопряженные затраты и беспокойство были минимальны при достижении максимальной выгоды.

Этапы аудита. Деятельность по проведению проверок является дорогостоящей операцией с точки зрения времени и человеческого фактора: она требует планирования, выполнения и отчетности. Кроме того, последующие действия могут потребовать привлечения аудитора и проверяемого. Само проведение инспекции может помешать производственному процессу, так как аудитор отвлекает работающих своими вопросами, а вводное и заключительное совещания отнимают ценное время, необходимое для руководства. Поэтому очень важно провести проверку должным образом от начала до конца. Существует золотое правило: аудиты никогда не проводятся врасплох. Даты должны быть удобными взаимно и согласованы заранее. Нет никакой пользы от внезапного аудита, который может иметь только отрицательные последствия. Действительно, необъявленный аудит может прервать или затруднить деятельность в критический момент, что принесет существенные финансовые потери. Приезд с целью аудита без предшествующего уведомления и согласования будет истолкован просто и ясно: "Мы прибыли сюда, чтобы поймать Вас на месте преступления!". Существует ряд особых этапов, требующих выполнения:

1. Сбор информации.

2. Планирование и подготовка.

3. Вводное совещание.

5. Заключительное совещание.

6. Последующие действия.

Чтобы понимать, насколько надлежащая подготовка критична для аудита, стоит упомянуть, что приготовления обычно требуют приблизительно 40 % времени, отведенного для аудита. Эта стадия включает этапы 1 и 2. Сюда относятся действия, предпринимаемые руководством и администраторами программы аудита, а также время, потраченное аудиторами на сбор информации, анализ документов, планирование и подготовку. Вторая стадия (выполнение аудита) охватывает этапы 3, 4 и 5 и обычно требует приблизительно 40 % всего времени. Составление отчетов (ведется непрерывно в ходе аудита) и последующие действия требуют по 10 % времени. Аудит может проводиться единственным аудитором или группой аудиторов, но всегда ведущий аудитор будет нести всю ответственность. Ведущий аудитор получает инструкции от менеджера программы аудитов, и при этом должны выполняться процедуры заказчика.

Сбор информации. Перед тем как приступить к сбору всей необходимой информации, требуемой для аудита, аудитор должен получить от менеджера программы аудитов следующую фундаментальную информацию:

1. Причина аудита.

2. Объем аудита.

Как только вышеупомянутое установлено, аудитор может начинать сбор информации, требуемой, чтобы обеспечить результативность аудита. Объем аудита определяет границы аудита с учетом:

· Участков, которые нужно проверить.

· Частей организации, которые должны быть охвачены аудитом.

Получив краткую информацию от менеджера программы аудитов для планирования и подготовки аудита, аудитор или руководитель группы должен установить следующую информацию об участке, который нужно проверять:

1. Виды деятельности.

2. Сложность операций.

3. Размер подразделения/участка.

Все вышеуказанное может быть выяснено до аудита по телефону, письмом, анкетой (вопросником), в ознакомительном визите или любым другим способом общения. Возможно сочетание нескольких способов сразу. Аудиторам, готовящим аудит, настоятельно рекомендуют рассмотреть возможность организовать посещение до аудита. Такое посещение дает возможность собрать намного больше информации и позволяет аудитору физически оценить размер и сложность подразделения. Это дает возможность установить связь с руководством участка, объяснить все об аудите и устранить естественные опасения, объясняя порядок выполнения аудита и составления отчетов. Посещение до аудита также предоставляет превосходную возможность избежать многих проблем, которые могут возникнуть в ходе аудита, что решается в открытом обсуждении таких проблем с руководителем участка и в сотрудничестве с ним. Такое предварительное посещение в случае внутренних аудитов почти всегда возможно и рекомендуется, даже если аудируемый и аудитор уже знают друг друга.

Планирование и подготовка. После сбора всей необходимой информации ведущий аудитор несет ответственность за подготовку к аудиту. Должны быть выполнены следующие процессы:

1. Определите объем работы и время, которое потребуется. Это повлияет на объем и сложность аудита. Но следует помнить, что аудиты стоят денег, поэтому проверка должна быть краткой.

2. Установите даты, приемлемые для проверяемых и аудиторов, и заблаговременно известите их об этом. (Даты часто согласуются руководством программы аудитов.)

3. Определите подход.

4. Подготовьте план аудита, назначив индивидуальные задачи членам группы. Следует избегать также твердого графика. Рекомендуется составлять график на время до и после полудня. Планируя аудит, руководитель группы должен помнить, что нужно охватить все смены, если они есть.

5. Подготовьте рабочие документы:

o Контрольные листы.

o Стандарты.

o Руководящие указания и т. д.

6. Известите аудируемого, направив:

o План аудита.

o Матричный план.

o Контрольные листы.

o Очень хорошая практика - предоставить аудируемому до аудита как можно больше информации. Это помогает устранить любые возможные опасения и создает атмосферу взаимного сотрудничества. Некоторые аудиторы боятся, что посылка контрольных листов аудируемому до аудита позволит ему "подготовиться" к аудиту. Ну и что? Любые проведенные совершенствования принесут пользу системе.

7. Если будет работать группа аудиторов, убедитесь в полной готовности группы.

8. Получите всю необходимую документацию для анализа.

9. Проинформируйте проверяемого о необходимости вводного совещания.

Совещания в ходе аудита. В ходе аудита ведущий аудитор должен провести множество совещаний для гарантии того, что аудит идет согласно плану. Они будут включать:

· Вводное совещание.

· Заключительное совещание.

· Совещания внутри группы.

Руководитель группы, который действует как председатель, должен управлять всеми этими совещаниями. Ведущий аудитор должен готовиться к этим встречам, определить приемлемый план размещения, принимать во внимание имена присутствующих (и произносить их правильно). Хорошая практика - иметь подготовленную повестку дня для встреч. Вводное совещание. Главная цель вводного совещания состоит в том, чтобы представить группу и установить основные правила. Ведущий аудитор должен осветить много вопросов, и привычка готовить повестку дня покажет, что эта весьма формальная встреча пройдет успешно с охватом всего, что запланировано. Ведущий аудитор:

1. Представляет группу.

2. Подтверждает причину проведения аудита и его объем.

3. Подтверждает критерии (стандарт или другие), используемые в качестве основы для аудита.

4. Детализирует: кто, что и когда будет выполнять. План аудита будет предоставлен заранее, но краткий анализ необходим, чтобы проверить, не потребуются ли изменения в последнюю минуту.

5. Объясняет, что аудит будет выборочным.

6. Гарантирует аудируемым конфиденциальность всей информации, полученной в ходе аудита.

7. Объясняет, как будут сообщаться результаты аудита.

8. Дает пояснения о несоответствиях, способах отчетности по ним и классификации (существенные, несущественные и так далее).

9. Согласует статус документации системы качества, которая должна использоваться в процессе аудита.

10. Проверяет осведомленность проверяемого персонала о проведении аудита.

11. Обсуждает любые требования безопасности, которые нужно соблюдать и любые меры безопасности, необходимые аудиторам.

12. Объясняет необходимость заключительного собрания, его детали, дату и цель.

13. Отвечает на вопросы, касающиеся аудита.

К сведению:

· Руководитель группы председательствует на собрании и должен управлять им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.

· В больших (в частности, международных) организациях с многими филиалами или площадками внутренние аудиторы, подобно внешним, возможно, будут нуждаться в сопровождающих.

Совещания по взаимодействию группы. Совещания по взаимодействию группы необходимо проводить для гарантии того, что объем аудита охвачен полностью. На этих встречах также сопоставляют результаты и обсуждают несоответствия. Заключительное совещание. Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита. На нем обычно присутствуют те, кто был на вводном совещании. До заключительного совещания аудитор должен удостовериться, что он/они подготовлены, чтобы сообщить о результатах руководству участка. Все отчеты о несоответствиях должны быть составлены, по крайней мере, вчерне до заключительного совещания. Заключительное совещание проводится под председательством руководителя группы для сообщения о результатах аудита руководству аудируемого участка, а также определения любых последующих действий. Аудиторы должны сообщать о результатах аудита полностью, а не ограничивать отчет несоответствиями. Все положительные наблюдения должны быть также сообщены. В повестку собрания должно быть включено следующее:

1. Благодарность аудируемым за оказанную помощь.

2. Повторное представление группы аудиторов.

3. Краткое заключение по объему аудита.

4. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.

5. Здесь должно быть сказано, что аудит был выборочным, и поэтому не все несоответствия были выявлены.

6. Еще раз подтвердить конфиденциальность.

7. Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.

8. Сообщение каждого члена группы по его области аудита. Только факты.

9. Приглашение проверяемых принять участие в обсуждении любых специфичных моментов.

10. Согласование сроков завершения корректирующих действий.

11. Объяснение, где это применимо, последующих действий.

12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (что бывает необходимо), то за ним должна последовать идентичная напечатанная копия.

В ходе внутренних аудитов все встречи имеют тенденцию быть довольно неофициальными, если это небольшая организация.

Аудит. В ходе аудита руководитель группы несет ответственность за:

1. Обеспечение полноты проведения аудита.

2. Гарантию того, что отчеты о несоответствиях основаны на полноценных объективных доказательствах и сформулированы четко и кратко.

3. Регулярность проведения совещаний группы.

4. Плановое проведение аудита, включая, при необходимости, перераспределение ресурсов.

Последующие действия. После истечения согласованного срока руководителю группы аудита следует сделать "последующий" визит или проанализировать представленные документированные доказательства для того, чтобы проверить, выполнены ли корректирующие действия; убедиться, что они оказались эффективными и останутся таким же в будущем; что они были надлежащим образом документированы и доведены до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответственно подписан. Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффективным, если не были выполнены указанные действия с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита согласовать соответствующие корректирующие действия. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий. По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор или его представитель должен убедиться, что они выполнены, а если этого не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и принимать меры к тому, чтобы вопрос был ускорен. Но еще важнее убедиться в правильности этого выполненного действия, поскольку в будущем в нужный момент будет трудно проверить это с большей точностью, и, честно говоря, персонал, испытавший на себе эти корректирующие действия, будет точно знать, стала ли его работа легче или наоборот тяжелее в результате этого действия и необходимо ли вообще это действие. Частью задач руководителя группы аудиторов является выполнение "последующих действий" - после аудита - по истечении согласованного срока для проверки эффективного выполнения корректирующих действий; если они по каким-то причинам не выполнены, руководитель группы должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту. До тех пор пока не будут проведены надлежащие последующие действия и не будет проверена эффективность корректирующих действий, вся работа по аудиту может представлять собой не более чем пустую трату денег и времени.

3. Охарактеризуйте международный стандарт, регламентирующий проведение аудита СМК. Опишите разделы этого докуме нта и объясните его назначение

Международный стандарт ISO 19011:2002 акцентирует внимание на важности аудитов, как инструмента менеджмента для мониторинга и подтверждения результативности реализации политики качества и экологической политики организации.

Этот Международный стандарт предоставляет руководство по управлению программами аудитов, проведению внутренних или внешних аудитов систем качества и/или систем управления окружающей средой. Он служит также руководством по определению компетенции и оценке аудиторов. Предназначен для применения широким кругом потенциальных пользователей, включая аудиторов; организации, внедряющие системы управления качеством и/или системы управления окружающей средой; организации, которым необходимо провести аудит системы управления качеством и/или системы управления окружающей средой по контрактным соображениям; а также организациям, вовлеченным в аттестацию или подготовку аудиторов, в сертификацию/регистрацию систем управления, аккредитацию или стандартизацию в области оценки соответствия.

Раздел 1, 2 и 3 описывают сферу применения стандарта, нормативные ссылки, термины и определения.

Раздел 4 описывает принципы аудита, которые помогают пользователю понять природу аудирования: этичное поведение, беспристрастность, профессиональное прилежание, независимость, подход на основе фактов. Они являются необходимым предисловием к разделам: п. 5 Управление программой аудита,

п. 6 Деятельность по аудиту,

п. 7 Компетентность и оценивание аудиторов.

В разделе 5 приведены руководящие положения по управлению программами аудитов и охватывают такие вопросы, как назначение ответственности за управление программами аудита, определение целей программы аудита, координация проведения аудитов и обеспечение необходимых ресурсов, т.е. аудиторской группы.

Раздел 6 содержит руководство по проведению аудитов систем качества и систем управления окружающей средой, в том числе выбор аудиторской группы. Раздел включает шесть этапов и семь фаз проведения аудита.

Этап 1: Инициирование аудита.

Этап 2: Проведение анализа документации.

Этап 3: Подготовка к проведению аудита на месте.

Этап 4: Проведение аудита на месте.

Фаза 1: Проведение предварительного совещания.

Фаза 2: Связь в процессе аудита.

Фаза 3: Роли и обязанности сопровождающих и наблюдателей.

Фаза 4: Сбор и проверка информации. Источники информации: Опрос сотрудников и других лиц, Наблюдение за деятельностью, производственной средой и условиями.

Фаза 5: Формирование наблюдений аудита.

Фаза 6: Подготовка заключений по результатам аудита. Анализ наблюдений аудита с точки зрения целей аудита. Согласование заключения по результатам аудита. Подготовка рекомендаций. Обсуждение последующего аудита.

Фаза 7: Проведение заключительного совещания.

Свидетельства и наблюдения аудита. Оценка свидетельств аудита с точки зрения критериев аудита (результат: соответствие, несоответствие, возможность улучшения). Анализ наблюдений аудита. Регистрация несоответствий и подтверждающих их свидетельств.

5-й этап аудита: Подготовка, утверждение и распространение отчета об аудите. 6-й этап аудита: Завершение аудита.

Проведение последующего аудита.

Раздел 7 предлагает руководящие положения по компетенции, которую должны иметь аудиторы, и описывает процесс оценки аудиторов. Личные качества аудитора. Поддержание и повышение компетентности. Оценка аудиторов. Знания и навыки.

Данный Международный стандарт предоставляет только руководящие положения, пользователи могут применять эти положения для разработки своих собственных требований, касающихся аудита.

Литература

1. Лебединец В.А. Управление качеством: [учебное пособие для студен-тов специальностей "Технология парфюмерно-косметических средств", "Фармация", "Качество, стандартизация и сертификация", 2-е изд.] / В.А. Лебединец, С. Н. Коваленко, Св. Н. Коваленко. - Х. : Изд-во НФаУ, 2011. - 284 с.

2. Системи управління якістю. Вимоги (ISO 9001:2008, IDT) : ДСТУ ISO 9001:2009. - [На заміну ДСТУ ISO 9001-2001; Чинний від 2009-09-01]. - К. : Держстандарт України, 2009. - 28 с. - (Національний стандарт України).

3. ДСТУ ISO 19011:2003 - Настанова щодо здійснення аудитів систем управління якістю і/або технологічного управління.»

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Организация внутреннего аудита системы качества. Процедуры предварительного ознакомления аудитора с клиентом. Достоинства и недостатки внешнего аудита. Основные этапы проведения внешней проверки комиссией органа по сертификации систем менеджмента.

контрольная работа , добавлен 15.12.2009

Американское общество контроля качества. Принципы проведения аудита. Достоинства контроля процесса. Аудит первой, второй, третьей стороны. Обязанности главного эксперта, его ответственность и независимость. Профессионализм и характеристики специалистов.

презентация , добавлен 06.08.2014

Анализ теоретической базы управления качеством на предприятии и его аудит. Основная сущность теоретической базы проведения аудита качества на предприятии. Рассмотрение практического применения аудита качества на примере предприятия ООО "МКС-ФАРМ".

контрольная работа , добавлен 23.11.2008

Цели аудита качества. Стадии внутреннего аудита. Обеспечение полноты проведения аудита. Технология проведения аудита системы качества. Классификация несоответствий по их значимости. Совещания по взаимодействию группы. Последующие действия после аудита.

реферат , добавлен 26.03.2014

Понятие, необходимость возникновения, функции, основные характеристики и задачи внутреннего аудита. Виды аудитов качества, схема проведения, структура и состав службы внутреннего аудита. Записи по программе аудита, отчеты по корректирующим действиям.

курсовая работа , добавлен 19.04.2010

Понятие, задачи и сущность аудита, его место в системе управления. Оценка внешней эффективности системы управления персоналом. Организация аудита менеджмента на предприятии. Мероприятия по оптимизации системы управления на основании данных аудита.

курсовая работа , добавлен 11.10.2015

Сущность и основные критерии оценки качества аудита, методика и этапы их оценки, внутренний и внешний контроль. Общее понятие о системе внешнего контроля качества аудита, существующие в данной сфере проблемы и пути их разрешения, нормативное обоснование.

курсовая работа , добавлен 16.06.2014

Основные этапы исторического развития аудита в России. Сущность понятия "аудиторские услуги". Правила (стандарты) аудиторской деятельности. Внутренний аудит: основная задача, организация, роль и функции. Основные отличия аудита внутреннего от внешнего.

курсовая работа , добавлен 10.09.2010

Обеспечение качества работы аудиторской фирмы в соответствии с требованиями международных стандартов. Ответственность аудитора по рассмотрению мошенничества и ошибок в процессе аудита финансовой отчетности. Аудит оценочных знаний, цели контроля аудита.

контрольная работа , добавлен 12.02.2010

Международные стандарты по заданиям, обеспечивающим уверенность. Задания, обеспечивающие (гарантирующие) уверенность, отличные от аудитов или обзорных проверок ретроспективной финансовой информации. Анализ и оценка искажений, выявленных в ходе аудита.

Источник: "Новости в деталях. Газета поселка Новосинеглазовский", февраль 2013г.

Благодарим Пресс-центр компании ОМК за предоставление данного материала.

Производить без сюрпризов

Система менеджмента качества (СМК) необходима для того, чтобы целенаправленно управлять качеством на предприятии, чтобы все изделия выходили такими, какими их хотят видеть наши заказчики и потребители. При этом главная задача системы - не контролировать каждый отвод или тройник, а сделать так, чтобы не было ошибок в работе, способных привести к появлению брака.

Внедрение и сертификация систем менеджмента привело к появлению совершенно новой категории специалистов - аудиторов. Эти специалисты изучают и внимательно следят, как происходит взаимодействие подразделений во время производственного процесса, как выполняются процедуры, в том числе документированные, каким образом осуществляется документооборот. И нет ли в этом всем каких-то явлений, которые способны привести к сбою действующей системы менеджмента качества, а значит, привести к выпуску некачественной продукции.

Определяем качество... системы качества

Система менеджмента качества является результатом производственной деятельности, как, например, деталь. То есть СМК - это продукция, к которой, как и ко всякой продукции, предъявляются определенные требования и с которой связываются определенные ожидания. И мы вполне вправе говорить о качестве СМК как степени удовлетворения этих ожиданий и требований. Но тут возникает одна проблема: как определить, насколько качественна сама система менеджмента качества? Ведь это не тройник - ее не измеришь штангенциркулем и не сравнишь с цифрами, которые записаны в техническихтребованиях. Какие характеристики есть у самой СМК, чтобы, изучив их, можно было сказать: да, эта система сбоев не даст? Вот они:

* Соответствие СМК требованиям стандарта ИСО 9001.

* Пригодность СМК (т.е. потенциальная способность обеспечить планируемые результаты).

* Результативность СМК (т.е. степень фактической реализации запланированного).

Любую систему менеджмента качества, где выполняются эти три условия, можно назвать качественной. Так вот, внутренний аудит СМК как раз и есть инструмент для измерения характеристик системы, призванный обеспечить данными для оценки качества СМК.

Не секрет, что причиной брака всегда являются неправильные действия. Для того чтобы их избежать, необходимо описать, что нужно делать, чтобы производить качественную продукцию. А затем контролировать эти действия. Поэтому на этапе внедрения СМК мы разработали документы (стандарты, инструкции, регламенты), в которых зафиксированы правила, методы, распределение ответственности, полномочия, алгоритмы выполнения деятельности.

Самыми существенными являются требования стандарта ИСО 9001. И внутренний аудит призван ответить на вопрос: насколько внедренная система менеджмента качества соответствует заданным требованиям. Объектом проверки будет выступать документация СМК, в качестве критериев -требования к системе, в том числе и требования стандарта ИСО 9001.

На этапе функционирования системы результатом является достижение поставленных целей. Именно это и будет объектом проверки, а критериями выступают требования, установленные в документации СМК.

Всякому аудиту - своя цель

Немаловажный вопрос - кто является заказчиком внутреннего аудита СМК. Здесь возможны, в общем-то, только два варианта: либо высший руководитель, либо представитель руководства по качеству. У каждого из этих заказчиков свой интерес, который определяется как их зонами ответственности, так и теми решениями, которые они должны будут принимать, основываясь на результатах аудита.

Зачем высшее руководство вводит процедуры внутреннего аудита? Зачем оплачивает работу сотрудников, проводящих аудит, и время сотрудников, проходящих аудит?

Можно выделить три основные цели:

* Предупреждение несоответствий при проведении внешних аудитов СМК

Действительно, внутренний аудит позволяет подготовиться к аудиту внешнему. Чем больше отклонений и несоответствий выявляется при проведении внутреннего аудита, тем меньше этих несоответствий остается для внешнего.Где аудиторы квалифицированны и проводят скрупулезный анализ деятельности с точки зрения выполнения внутренних процедур и требований стандарта ИСО 9001, аудит уже добавляет ценность. Хотя бы в том, что организация успешно проходит процедуру сертификации.

* Предупреждение несоответствий при проведении прочих проверок

Все организации кому-то подконтрольны: Ростехнадзор, пожнадзор и т.д. Все виды контроля, которые нам необходимо пройти, несут в себе определенные риски, связанные как минимум с предупреждениями, предписаниями и штрафами. Задача любой организации - предупредить возможные потери (денег, имиджа, времени). Поэтому здесь расширяются функции внутреннего аудита от проверки выполнения установленных процедур до проверки также всех вопросов, связанных с иными видами внешнего контроля.

* Оценка выполнения требований внутренних документированных процедур, снижение рисков, определение потенциала улучшения и реализации этих улучшений

Внутренний аудитор, по сути, осуществляет перенос лучшего опыта одних подразделений на другие.

Аудитор высокой квалификации, или внешний аудитор, обладает более широким кругозором, видит другие компании, видит, какие схемы зарекомендовали себя хорошо и какие из них действительно работают. Следуя по цепочке производства продукции, становится видна вся последовательная деятельность. В проведение аудита процесса привлекаются специалисты - внутренние аудиторы из процессов потребителей, которые знают все слабые стороны процесса-поставщика и могут акцентировать на них внимание.

Наши аудиторы

Подготовкой внутренних аудиторов занимаются специальные обучающие организации при органах сертификации, а также организации-консультанты. Все работающие на нашем предприятии внутренние аудиторы прошли такое обучение.

Всего у нас 20 внутренних аудиторов. Одни из них стояли у истоков внедрения СМК и имеют стаж работы в качестве аудитора около 15 лет. Это ведущий инженер-технолог по сварке Юрий Попков.

Есть аудиторы, которые помогают оценивать качество СМК уже более пяти лет. Это ведущие специалисты Игорь Дячок, Олеся Федорова, Ирина Прилуцкая, Елена Маркина, Андрей Поздняков и другие. Состав аудиторов регулярно обновляется. Многие бывшие внутренние аудиторы теперь занимают руководящие должности: Елена Гуляева - начальник испытательного центра, Павел Гончаров - главный сварщик, Виталий Золотухин - начальник управления по инвестициям, Ольга Редреева - начальник отдела по внедрению инструментов бережливого производства, Елена Частова - начальник отдела по планированию и контроллингу.

На место выбывших аудиторов приходят новые - стажеры, которые первое время после обучения проводят проверки под контролем более опытных аудиторов.

В заключение хочется сказать большое спасибо всем внутренним аудиторам ОАО «Трубодеталь» за их вклад в поддержание на достойном уровне системы менеджмента качества.

Внутренний аудит системы менеджмента - один из ключевых процессов системы менеджмента. По утверждениям западных специалистов, если такие процессы системы менеджмента, как

Ответственность руководства;

Корректирующие и предупреждающие действия;

Внутренние аудиты (проверки);

Анализ данных;

Постоянное улучшение

отлажены и внедрены в соответствии с требованиями стандарта, то и все другие процессы системы менеджмента качества и/или системы экологического менеджмента будут не только работать, но и постоянно совершенствоваться.

При внутреннем аудите проверяется соответствие деятельности в системе менеджмента организации требованиям определенных документов. Причем в период подготовки системы менеджмента к сертификации внутренний аудит ведется на соответствие требованиям стандарта (например, ИСО 9001, ИСО 14001) и другим стандартам ИСО (например, ИСО 19011). Однако с момента сертификации системы менеджмента внутренний аудит ведется на соответствие утвержденным документам системы менеджмента (Политика и Цели в области качества, Руководство по качеству, документированные процедуры и документы нижнего уровня).

Внутренний аудит системы менеджмента позволяет решать следующие задачи:

Подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в системе менеджмента установленным требованиям;

Анализ и устранение причин выявленных несоответствий;

Предотвращение появления проблем качества;

Подтверждение выполнения корректирующих действий;

Оценка эффективности функционирующей системы менеджмента;

Установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами системы менеджмента;

Определение путей дальнейшего совершенствования системы менеджмента качества и/или системы экологического менеджмента в целом и в отдельных ее процессах.

1.6.1. Достоинства и недостатки внутреннего аудита в сравнении с внешним аудитом

К достоинствам внутренних аудитов по сравнению с внешними можно отнести следующие :

Знание внутренними аудиторами особенностей своего предприятия;

Отсутствие предубежденного отношения сотрудников аудитируемых подразделений к внутренним аудиторам, которые не воспринимаются как посторонние для предприятия лица;

Знание внутренними аудиторами специфических каналов коммуникаций, действующих на предприятии;

Знание внутренними аудиторами неформальных лидеров, чья информация может быть наиболее полезной при аудите;

Возможность использования конфиденциальной информации в отчетах об аудитах;

Отсутствие дефицита времени при внутреннем аудите, ограничивающем возможности более детального изучения аудитируемого объекта;

Независимость работы внутренних аудиторов от режима работы сотрудников аудитируемого подразделения;

Возможность использования внутренних аудиторов также в качестве экспертов;

Сравнительно незначительные затраты на проведение внутреннего аудита. К недостаткам внутренних аудитов по сравнению с внешними следует отнести следующие:

Менее высокий, чем при внешнем аудите, уровень объективности заключений ввиду возможной предвзятости внутренних аудиторов по отношению к некоторым сотрудникам предприятия;

Менее высокая, чем при внешнем аудите, интенсивность работы внутренних аудиторов, обусловленная менее жесткими временными рамками;

Критика со стороны внутренних аудиторов воспринимается болезненнее;

Уровень квалификации внутренних аудиторов, как правило, ниже уровня подготовки внешних аудиторов;

Результаты внутреннего аудита могут рассматриваться как менее объективная информация об эффективности и результативности системы менеджмента предприятия по сравнению с внешним аудитом;

Результаты внутреннего аудита нельзя использовать для рекламы предприятия;

Затраты на внутренний аудит определяются менее точно, чем на внешний.

Организационные принципы внутреннего аудита системы менеджмента

В основу организации внутреннего аудита системы менеджмента должны быть положены следующие семь принципов :

1. Принцип единообразия: каждый конкретный аудит осуществляется по единой официально установленной руководством предприятия процедуре, что обеспечивает его упорядоченность, однозначность и сопоставимость;

2. Принцип системности: планирование и проведение конкретных аудитов по различным процессам (функциям, работам) системы менеджмента должны осуществляться с учетом их установленной структурной взаимосвязи;

3. Принцип документированности: проведение каждого аудита определенным образом документируется, с тем чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии аудитируемого объекта;

4. Принцип предупредительности: каждый аудит планируется, и персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, области, времени и методах проведения аудита, с тем чтобы дать возможность наиболее полно подготовиться к аудиту и исключить возможность уклонения персонала от предоставления и демонстрации всех требуемых данных;

5. Принцип регулярности: аудиты проводятся с определенной периодичностью, с тем чтобы все процессы системы менеджмента и все подразделения предприятия были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства предприятия;

6. Принцип независимости: проводящие аудит лица не должны нести непосредственной ответственности за проверяемую работу и зависеть от руководителя аудитируемого подразделения, чтобы исключить возможность необъективных результатов аудита;

7. Принцип открытости: результаты каждого аудита должны носить открытый характер.

1.6.3. Проведение внутреннего аудита системы менеджмента качества и/или системы экологического менеджмента

Рассмотрим типовую процедуру проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества, которая представлена в виде поточной диаграммы (блок-схемы) на рис. 1.4.

Представленный на рис. 1.4 в виде блока 2 процесс «осуществление аудита», в свою очередь, может быть изображен в виде блок-схемы (поточной диаграммы), представленной на рис. 1.5.

При проведении опроса аудитор должен получить первичную информацию об объекте аудита в виде ответов на вопросы. Опрос может проводиться посредством анкетирования или в ходе беседы (интервью) с сотрудниками аудитируе-мого подразделения. При этом аудитору рекомендуется использовать следующие тринадцать рекомендаций по организации и технике беседы :

1. Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет аудитируемую деятельность.

проведение вводного совещания; осуществление аудита; проведение заключительного совещания; составление отчета об аудите; представление отчета на утверждение; доработка отчета;

рассылка отчета заинтересованным лицам; регистрация результатов аудита; разработка корректирующих действий; устранение причин несоответствий; инспекционный контроль; регистрация корректирующих действий; информирование заинтересованных лиц об устранении несоответствия;

Рис. 1.4. Поточная диаграмма (блок-схема) внутреннего аудита .

2. При планировании беседы необходимо, чтобы она касалась:

Одного сотрудника (его обязанности и полномочия, уровень образования и профессиональная подготовка);

Выполняемой сотрудником деятельности (ее документированность, соответствие практике работы);

Средств труда сотрудника (оборудование, оргтехника, их соответствие требованиям документированных процедур или рабочих инструкций);

Материалов, используемых в работе сотрудника (их соответствие техническим требованиям, приемлемость статуса контроля и испытаний).

Рис. 1.5. Поточная диаграмма (блок-схема) процесса проведения аудита на месте (в организации, службе, цехе, отделе).

3. Тема и порядок беседы должны быть сообщены сотруднику заранее.

4. На проведение беседы следует отвести достаточно времени, и в ходе ее аудитор и собеседник должны быть по возможности ограждены от помех извне.

5. В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у него не сложилось впечатление о малозначительности даваемой им информации.

6. Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен задавать преимущественно один из них, а другой - делать записи (именно в ходе беседы, а не после нее).

Для техники беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. В табл. 1.4 приводятся типы вопросов, которые могут возникнуть в практике аудитора, и примеры их формулирования (выбор того или иного типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется);

58_СВ. Пономарев, СВ. Мищенко, В.Я. Белобрагин и др. «Управление качеством продукции»

Таблица 1.4

Основные типы вопросов, которые могут возникать в практике внутреннего аудита Тип вопроса Определение и примеры Закрытый Вопрос, ответ на который предполагает только в виде «да» или «нет» («В вашей работе вы используете этот документ (метод)?») Открытый Вопрос, ответ на который предполагает не только односложные «да» или «нет» («Какие, кроме этого, методы (контрольные средства) вы используете в своей работе?») Разъясняющий Вопрос, требующий разъяснения, подтверждения («Не могли бы вы пояснить, что вы имеете в виду?») Наводящий (возвратный) Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ («Не думаете ли вы, что это так? Вы, очевидно, регулярно проводите анализ, не так ли?») Альтернативный Вопрос, ответом на который может быть один из двух противоположных вариантов («Причина данного несоответствия в том или в этом?») Утверждающий Вопрос, содержащий утверждение («Разве в этом случае могло быть иначе?») Затрудняющий общение Вопрос, создающий барьер в общении («Разве вас не предупреждали, что этого нельзя делать? Разве я вам не говорил, что именно это и будет здесь обнаружено?») Персонифицирующий Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности личностей (персон) («Кто виноват, на ваш взгляд, в этом несоответствии?») Внимание!

Предпочтительными типами вопросов для аудитора являются открытый и разъясняющий. Не рекомендуются вопросы: закрытый, наводящий, альтернативный, утверждающий и затрудняющий общение. Недопустимым является персонифицирующий тип вопроса.

Внимание!

Пример неправильного вопроса: «Имеется ли в подразделении необходимая контрольно-измерительная аппаратура?»

Пример правильных вопросов: «Каким образом определяется потребность в контрольно-измерительной аппаратуре? Каков порядок определения требуемой точности аппаратуры? Кто несет ответственность за соблюдение порядка своевременной калибровки (поверки) аппаратуры?»

7. В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные, если их подтверждают соответствующие факты. В противном случае они носят субъективный характер и поэтому не могут быть использованы аудитором для анализа и оценивания.

8. В ходе беседы следует задавать прямые вопросы, начинающиеся со слов «что», «кто», «где», «когда», «как» и «почему». Для получения доказательства соответствия аудитор может также спросить: «Не могли бы вы мне показать...?»

Глава 1_Проверки систем менеджмента качества 59

9. В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику.

10. Беседа, проводимая на рабочем месте («в поле»), не должна быть слишком продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника. Более подробные беседы целесообразно проводить в местах (кабинетах), где ничто не отвлекало бы внимания от предмета беседы.

11. Выявленные в ходе беседы несоответствия должны фиксироваться аудитором в аудиторском листе или записной книжке с непременной ссылкой на несоблюдаемый пункт (раздел) нормативного документа.

12. По завершении беседы аудитор должен подытожить полученную информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания в аудиторском листе.

13. Информация, полученная в процессе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками, и личными наблюдениями аудитора.

1.6.5. Психология поведения аудитора

Независимо от характера отношений с персоналом аудитируемого подразделения в целом и отдельными его сотрудниками, а также от своих ощущений аудитор должен строить поведение с ними таким образом, чтобы это обеспечивало успех аудита. Аудитор должен быть готов к тому, что существующие в аудитируемом подразделении какие-либо внутренние проблемы могут стать причиной отрицательного отношения к аудиту. В процессе работы аудитор может столкнуться и с явно враждебным отношением к себе, и деструктивным поведением аудитируемого. Он должен быть не только готов к этому, но и владеть методами и приемами, позволяющими изменить подобную ситуацию в свою пользу.

В связи с изложенным выше внутренним аудиторам могут быть даны следующие рекомендации по психологии его поведения в ходе аудита:

1. Изначально аудитор должен быть настроен на положительный результат аудита. Каждый раз приступая к аудиту, аудитор должен исходить из предположения, что объект его обследования организован и функционирует в соответствии с предъявляемыми к нему требованиями. Это подобно презумпции невиновности, под которой в уголовно-правовой практике понимается признание того факта, что подозреваемый считается невиновным до тех пор, пока не будет доказано обратное.

2. Всем своим поведением аудитор должен демонстрировать сотрудникам аудитируемого подразделения, что главную задачу он видит в сборе убедительных доказательств и в представлении объективного заключения о состоянии аудитируемого объекта, а не в обнаружении несоответствий.

Такая позиция способствует повышению доверия к работе аудитора со стороны персонала аудитируемого подразделения и обеспечивает большую открытость при представлении ему информации о состоянии аудитируемого объекта.

3. Аудитор должен уметь убедить сотрудников аудитируемого подразделения, что проведение аудита выгодно для подразделения. Аудитор должен доказывать, что устранение причин каждого обнаруженного в ходе аудита несоответствия будет способствовать улучшению деятельности аудитируемого подразделения. Чем успешнее будет решаться эта задача аудитором, тем эффективнее будет его взаимодействие с сотрудниками аудитируемого подразделения.

4. Предметом аудита является деятельность в системе менеджмента качества, а не осуществляющие ее сотрудники. Аудитор ищет факты, а не несоответствия и их виновников. Он анализирует и оценивает факты, а не личные достоинства и недостатки сотрудников. В соответствии с этим аудитор не должен вступать в обсуждение поведения тех или иных сотрудников предприятия и в определение степени их виновности в обнаруженных несоответствиях.

5. Аудитор должен уметь слушать. Это одно из важнейших его умений, ведь недаром восточная мудрость гласит: «Истина лежит не в устах говорящего, а в ушах слушающего». Внимательно слушая собеседника, аудитор не только получает нужную ему информацию, но и внушает собеседнику доверие, располагая его к себе. В этом случае аудитор как бы «раскрывает» собеседника и получает наиболее важные сведения.

6. В ходе общения аудитору следует полностью концентрироваться на высказываниях собеседника. Длительные или особо важные высказывания собеседника целесообразно подытоживать, чтобы получить его подтверждение в правильности понимания. Это позволяет избежать недоразумений, связанных с неправильным пониманием собеседника, и продемонстрировать, что сказанное им вызывает интерес у аудитора. Аудитор должен выражать поддержку собеседнику как на словах (используя, например, поощрительные выражения типа: «Да, я вас понимаю»), так и языком мимики и жестов.

Аудитор не должен бояться молчания собеседника. Целесообразно дать собеседнику время подумать и использовать возникшую паузу, чтобы подчеркнуть заинтересованность в его информации и потребность узнать больше.

7. Аудитор должен направлять беседу (опрос) в нужное русло по заранее обдуманному плану. Не следует допускать ситуации, способной сбить с толку. Для этого беседу лучше вести конкретно, не отвлекаясь на посторонние темы, не допускать общих фраз. Время от времени целесообразно делать короткие перерывы, в ходе которых можно поговорить о не относящихся к делу вещах.

8. При общении с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор не должен допускать никаких эмоциональных всплесков. В любых ситуациях следует сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваясь эмоциям. Надо терпеть отговорки или запальчивость собеседника. И тем более следует избегать агрессивности со своей стороны.

Нельзя вступать в открытый и грубый спор с собеседником, даже если он явно не прав и продолжает настаивать на своей точке зрения: психологи свидетельствуют, что эмоциональный спор никого не убеждает, а лишь вызывает раздражение спорящих и заводит их общение в тупик.

9. Аудитору не следует акцентировать внимание сотрудников аудитируемого

подразделения только на негативных аспектах, обнаруженных в ходе аудита. Целесообразно отмечать и позитивные моменты, с тем чтобы не лишать проверяемых побудительных мотивов к улучшению работы.

10. При оценке значимости обнаруженных несоответствий аудитор должен прислушиваться к мнению профессионалов. Главное - обнаружение несоответствия, а не определение его значимости. В сомнительном же случае обнаруженное несоответствие следует отметить без определения его значимости.

11. Общаясь с аудитируемым персоналом, аудитор должен создавать атмосферу доброжелательности и сотрудничества. Никогда не следует демонстрировать свою независимость по отношению к персоналу, что может стать причиной отчуждения и недоброжелательности. Наоборот, необходимо всячески способствовать возникновению и углублению общих профессиональных интересов между собой и персоналом. Целесообразно мысленно ставить себя на место аудитируемого и помнить о том, что мало кто любит находиться в этой роли.

12. Аудитор не должен предумышленно демонстрировать свою эрудицию или экзаменовать (проверять компетентность) собеседника. Недопустимо давать высказываниям собеседника оценки, как-то: «Ведь это явная глупость», или делать такие категорические заявления, как: «Это же всем известно», «Нет, дело обстоит совсем иначе».

Подобная манера поведения способна «подавить» собеседника и сделать его «замкнутым» для «добывания» аудитором необходимой информации.

Предпочтительна более мягкая реакция аудитора на ошибочные суждения собеседника, например: «Полагаю, что ваше понимание проблемы не совсем правильно» или «Давайте посмотрим на проблему следующим образом».

Проверки систем менеджмента качества

13.Аудитор должен побуждать своих собеседников к поиску правильных решений. Это достигается путем разъяснения допущенных ошибок. Таким образом аудитор не только повышает свой авторитет в их глазах, но и подтверждает тезис о том, что аудит выгоден аудитируемому подразделению. Если аудитору не удается избежать спора, ему следует сохранять выдержку и продемонстрировать профессиональные знания и доказательность своих суждений.

14Аудитор должен признавать и одобрять все, заслуживающее доверия. Подозрительность, сомнения не должны брать верх над объективностью оценок аудитора. Во всех случаях, когда, например, аудитором установлена эффективность неформальных процедур, они должны быть одобрены и рекомендованы для надлежащего документирования. При этом целесообразно, чтобы положительная оценка аудитора была сделана публично, например, на заключительном совещании. Аудитор не дол жен быть скуп на похвалу.

15. Аудитору следует избегать резкого тона замечаний и оценок. Предпочтительны замечания типа: «Я внимательно изучил все представленные вами документы по проектированию, но не нашел в них документа, в котором были бы отражены критерии оценки качества проекта. Прошу разработать и документировать эти критерии». Следует избегать формулировок, осложняющих беседу. Например, вместо «Я считаю... » целесообразно спросить: «Вы не находите, что...» или вместо «Сейчас я вам наконец докажу... » лучше сказать: «Сейчас вы сможете убедиться в том, что... »

16.5 ходе общения с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор должен избегать критических замечаний и советов, реализация которых может повлечь за собой серьезные изменения в работе подразделения. Такие замечания и советы могут быть обсуждены с руководителем подразделения на заключительном совещании.

17. Аудитор должен быть готов к различным уловкам персонала аудитируемого подразделения, ведущим к потере времени и отвлечению от решения стоящих перед аудитором задач. Это может выражаться в попытках вовлечь аудитора в разговоры на отвлеченные темы, заставить аудитора ждать прихода сотрудников для беседы или предъявления необходимых документов, приукрасить состояние дел перед началом аудита и др..

18. При открытом противодействии или личной враждебности по отношению к аудитору со стороны сотрудников аудитируемого подразделения аудитор должен об этом проинформировать главного аудитора или руководителя службы качества.

Получив такую информацию, главный аудитор (руководитель службы качества) должен принять меры, чтобы аудит был завершен, хотя бы и другим аудитором.